Traitement automatique de documents par IA, contrôlé par votre équipe

Factures, bons de livraison, bulletins, devis, contrats : un traitement ERHA lit vos documents tels qu'ils arrivent, extrait les données utiles et rend un fichier Excel ou Word prêt à l'emploi. Ce qui ne passe pas les contrôles est signalé, jamais deviné.

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  • PDF, scans, Excel et Word en entrée
  • Cas douteux signalés avec la raison
  • Coût affiché pour chaque traitement
Atelier Aurore
Compétences/Extraction des bons de livraison
Fichier déposébons-livraison-octobre.pdf
  1. Lecture de 86 bons de livraison, dont 31 scannés
  2. Extraction des références, quantités et dates
  3. Contrôle des quantités contre les commandes
  4. Export au format du fichier de suivi
Résultatsuivi-livraisons-octobre.xlsx
Durée 3 minCoût 1,12 €Terminé

Ce que coûte la saisie à la main

Les documents arrivent dans tous les formats et chaque fournisseur a sa mise en page. Quelqu'un finit toujours par recopier les chiffres.

Des formats qui changent

Un PDF propre, un scan de travers, un tableur, un Word : il faut tout ramener au même fichier.

La recopie ligne à ligne

Des références, des montants et des dates retapés dans un tableur, document après document.

Les erreurs qu'on ne voit pas

Un chiffre inversé ou une ligne oubliée ressort des semaines plus tard, au moment du contrôle.

Ce qu'un traitement de documents fait pour vous

Chaque traitement est construit sur vos documents réels et rend le fichier que vous utilisez déjà.

Extraction de données de factures

Fournisseur, numéro, date, montants HT, TVA et TTC, lignes de détail, exportés vers votre modèle Excel.

Bons de livraison et commandes

Références, quantités et dates relevées sur les bons, puis comparées aux commandes passées.

Bulletins d'analyse

Lecture des résultats et comparaison avec vos seuils, avec la liste des valeurs hors limites.

Comparaison de devis

Plusieurs devis ramenés dans un même tableau, poste par poste, pour décider plus vite.

Contrôles et cas signalés

Totaux, doublons, champs manquants : chaque document qui ne passe pas un contrôle est mis à part avec la raison.

Comptes rendus

Une synthèse rédigée en Word à partir d'un dossier de pièces, dans votre mise en forme.

Nouvelle demande

Qu'est-ce que la compétence reçoit, et que doit-elle rendre ?

Nos bons de livraison en PDF. Il faut les comparer aux commandes et sortir les écarts dans un Excel.

Pouvez-vous joindre un bon de livraison et l'Excel que vous attendez pour celui-ci ?

Voici les deux.

bl-octobre-2214.pdf · ecarts-attendus.xlsx

Spécification

Entrée
Bons de livraison PDF, un ou plusieurs
Sortie
ecarts-livraisons.xlsx, une ligne par écart
Règle
Écart signalé dès 1 unité ou 1 % du montant
ValiderCorriger

Comment le traitement se met en place

Vous ne paramétrez pas d'outil d'extraction. Vous montrez ce que vous recevez et ce que vous voulez obtenir.

  1. 01Vous décrivez le besoinDans un entretien guidé, vous déposez quelques documents d'exemple et le fichier attendu en sortie.
  2. 02L'équipe ERHA construit le traitementIl est testé sur vos documents, contrôles compris. Vous validez la spécification avant la mise en service.
  3. 03Vous le lancez comme vous voulezEn déposant un fichier, à heure fixe, sur un signal de votre outil, par API ou en le demandant à un agent.

Un exemple : les bons de livraison d'un entrepôt

Une PME de distribution reçoit chaque mois près d'une centaine de bons de livraison, en PDF ou scannés au quai.

  1. Le responsable logistique dépose le lot de bons dans l'espace.
  2. Le traitement extrait les références, les quantités et les dates de chaque bon.
  3. Les quantités sont comparées aux commandes et les écarts sont listés à part.
  4. Le fichier de suivi Excel est prêt, avec le coût du traitement affiché.

Résultat

L'équipe ne recopie plus les bons : elle vérifie les écarts signalés et met à jour ses stocks.

Les briques ERHA utilisées

CompétencesLe traitement de documents lui-même, construit pour vos fichiers et lancé à la demande ou à heure fixe.APIVotre ERP ou vos scripts envoient les documents et récupèrent le fichier structuré par API.AgentsUn agent lance le traitement quand vous lui envoyez un fichier dans la conversation et vous rend le résultat.

Questions fréquentes

Quelle différence avec un OCR classique ?

Un OCR rend le texte d'une page. Un traitement ERHA lit le document, retrouve les champs dont vous avez besoin quelle que soit la mise en page, les contrôle et les range dans votre fichier. Le guide « extraction de données PDF vers Excel » détaille un cas complet.

Que se passe-t-il quand un document est illisible ou incohérent ?

Il est signalé à part avec la raison : page illisible, total qui ne correspond pas, champ manquant, doublon. Rien n'est inventé pour remplir une case.

Où vont nos documents ?

Ils restent dans votre espace, cloisonné des autres clients. Le traitement les lit pour produire le résultat, et seules les personnes de votre espace y ont accès.

Combien de temps pour mettre un traitement en service ?

L'entretien de cadrage se fait en ligne, à votre rythme. Ensuite l'équipe ERHA construit et teste le traitement sur vos exemples, et vous validez avant la mise en service. Le délai dépend du nombre de formats à couvrir.

Combien coûte un traitement ?

Chaque exécution affiche son coût en euros, calculé sur la consommation réelle. Vous fixez des plafonds de dépense pour votre espace.

Pour aller plus loin

MétiersComptabilité et financeFactures, rapprochements, relances et reporting traités par vos agents.SolutionsAutomatisation des tâchesTâches récurrentes, documents et emails traités par vos agents, validés par vous.MétiersAchats et approvisionnementDevis comparés, factures contrôlées et fournisseurs relancés par vos agents.SecteursCabinets d'expertise comptablePièces des clients, relances, factures électroniques et notes de synthèse.

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