Automatisez vos achats sans perdre la main sur vos fournisseurs

Comparaison de devis, contrôle des factures, suivi des commandes, relances : des agents IA font le travail de lecture et de saisie dans vos fichiers et votre boîte mail. Vous choisissez le fournisseur, vous validez chaque envoi, et chaque traitement affiche son coût.

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  • Devis et factures lus tels que vous les recevez
  • Validation humaine avant tout envoi
  • Coût affiché pour chaque traitement
Atelier Aurore
Compétences/Comparaison de devis fournisseurs
Fichier déposédevis-cartons-octobre.pdf
  1. Lecture de 3 devis fournisseurs
  2. Alignement des prix unitaires, délais et frais de port
  3. Tableau comparatif ligne par ligne
  4. Recommandation à valider
Résultatcomparatif-devis-cartons.xlsx
Durée 1 minCoût 0,27 €Terminé

Là où le temps des achats se perd

Un acheteur passe une bonne partie de sa semaine à remettre des documents au même format et à courir après des réponses, au lieu de négocier.

Les devis à comparer

Trois fournisseurs, trois formats, des unités et des conditions différentes à remettre à plat dans un tableau.

Les factures à contrôler

Vérifier que les quantités et les prix facturés sont ceux de la commande, ligne par ligne.

Les relances

Demander une date de livraison, un accusé de réception ou un avoir, puis suivre qui a répondu.

Ce que vos agents prennent en charge

Chaque traitement est construit avec vous par l'équipe ERHA, sur vos devis et vos factures réels, puis il se lance quand vous le décidez.

Comparaison de devis

Lecture des devis reçus, mise au même format des prix, délais et conditions, puis un tableau comparatif et une recommandation que vous validez.

Contrôle des factures fournisseurs

Chaque facture rapprochée de sa commande et du bon de réception, avec la liste des écarts de prix ou de quantités.

Suivi des commandes

Un tableau des commandes ouvertes, des dates promises et des retards, mis à jour à heure fixe.

Relances fournisseurs

Un agent prépare la relance depuis votre boîte mail, vous la relisez, et la réponse du fournisseur revient dans la tâche.

Référentiel fournisseurs

Votre fichier fournisseurs complété à partir des devis et des factures reçus : coordonnées, conditions de paiement, délais annoncés.

Synthèse des dépenses

Dépenses par fournisseur, par famille d'achat ou par site, produites chaque mois au format de votre fichier Excel.

Comment ça se met en place

Vous ne construisez rien vous-même. Vous décrivez le travail, l'équipe ERHA le construit, et vos agents l'exécutent.

  1. 01Vous décrivez le traitementDans un entretien guidé, vous expliquez la tâche et vous déposez des exemples : deux ou trois devis, le tableau que vous voulez obtenir.
  2. 02L'équipe ERHA le construitLe traitement est développé et testé sur vos documents. Vous validez la spécification avant qu'il soit mis en service.
  3. 03Vous le lancez quand vous voulezEn déposant les devis, à heure fixe pour le suivi des commandes, ou en le demandant à un agent. Le résultat arrive avec son coût.

Un exemple : renouveler un contrat d'emballages

Une PME industrielle de quarante personnes consulte trois fournisseurs de cartons chaque trimestre. Les devis arrivent en PDF, avec des prix à la palette chez l'un et à l'unité chez les autres.

  1. La responsable achats dépose les trois devis dans l'espace.
  2. Le traitement ramène tous les prix à l'unité et aligne délais, frais de port et conditions de paiement.
  3. Le tableau signale ce qui manque : un devis sans frais de port, un délai non précisé.
  4. Un agent prépare la demande de précision au fournisseur concerné, envoyée après relecture.

Résultat

La décision se prend sur un tableau propre : la responsable achats choisit le fournisseur, et rien n'a été engagé sans elle.

Les briques ERHA utilisées

CompétencesLes traitements de devis et de factures, construits pour vos documents et lancés à la demande ou à heure fixe.AgentsUn agent achats écrit pour votre espace, avec vos consignes, qui prépare les relances et suit les réponses des fournisseurs.APIVotre ERP ou vos scripts appellent les mêmes traitements par API.

Questions fréquentes

Un agent peut-il passer une commande ou choisir un fournisseur à ma place ?

Non. Les agents préparent : un tableau, une recommandation, un brouillon d'email. Un email part depuis votre boîte après votre relecture, sauf si vous avez autorisé l'envoi sans relecture pour votre espace. Le choix du fournisseur reste le vôtre.

Faut-il connecter ERHA à notre ERP ?

Non. ERHA lit les devis, commandes et factures que vous déposez, en PDF, Excel ou Word, et produit des fichiers au format que vous utilisez déjà. Si vous le souhaitez, votre ERP peut aussi appeler les mêmes traitements par API.

Nos prix et nos conditions fournisseurs restent-ils confidentiels ?

Chaque espace est cloisonné : vos documents et vos résultats ne sont visibles que par les membres et les agents de votre espace.

Combien coûte une comparaison de devis ?

Chaque exécution affiche son coût en euros, calculé sur la consommation réelle. Vous fixez des plafonds de dépense pour votre espace.

Quelle différence avec ChatGPT ?

Dans ChatGPT, vous recollez les devis à chaque fois et la forme du résultat change d'une fois à l'autre. Un traitement ERHA est construit pour vos documents, rend le même format de tableau à chaque exécution, garde l'historique dans votre espace et affiche son coût.

Pour aller plus loin

MétiersComptabilité et financeFactures, rapprochements, relances et reporting traités par vos agents.MétiersOpérations et logistiqueRéceptions saisies, écarts contrôlés et expéditions suivies par vos agents.SolutionsTraitement de documentsExtraction de données de vos PDF, scans et fichiers vers un fichier structuré.SecteursIndustrie et laboratoiresBulletins d'analyse, bons de livraison, non-conformités et devis traités par vos agents.

Déléguez votre premier travail cette semaine

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